桂电党〔2008〕22号
第一章 总则
第一条 为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院、自治区和自治区高校工委、教育厅有关规定，结合学校实际，制定本细则。
第二条 学校公文指学校以及校内各党政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的格式、行文规则、发文办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 党委办公室、校长办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导校内各机关的公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 学校公文的种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通告
适用于公布应当遵守或者周知的事项。
（四）通知
适用于传达上级机关的指示；发布规章制度；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；传达要求校内各单位办理和需要有关单位执行或者周知的事项；任免和聘用人员。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复
适用于答复校内各单位的请示事项。
（九）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
此外，为行文更方便、简炼，学校内部行文时，规定、办法、条例等，亦可作为文种使用。
第三章 行文规则
第七条 行文力求精简，应当确有必要，注重实效。
第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，做到上下有别，平行机关行文平等，党政分别行文。一般不得越级请示和报告，因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄报被越过的上级机关。
党委办公室、校长办公室根据校领导的授权，可以向校外有关机关作一般性、事务性公文的行文。其它机关不得对外正式行文。但非隶属关系的平行单位的机关之间的一般业务联系和知照性通知，对一般性来函的函复，可以直接行文。
教辅单位、教学单位不得以本单位名义行带字号正式文件。
第九条 凡涉及其它机关职权范围的公文，一定要会签。如意见不一致，应当先行协商，待取得一致意见后方可行文。
第十条 校内“请示”公文，应当一文一事，应先送主管机关处理。如需同时送其它机关，应当用“抄送”形式。不得越过主管机关直接向校领导请示。
请示的问题如涉及其他机关，主管机关应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后共同签复。主管机关如对“请示”公文处理不了，或与会签机关意见不一致时，须向学校请示的，应先签署意见，经党办、校办转呈学校领导。
第十一条 内各机关的重要行文应当抄报校领导、校党委委员，抄送党委办公室、校长办公室。
第十二条 不符合行文规则的公文，党委办公室、校长办公室应退回主办机关重新办理。
第四章 公文格式
第十三条 所定公文格式适用于带发文字号的公文，不带发文字号的参照执行。
公文格式一般包括发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、机关名称、成文日期、印章、附注、主题词 、抄送（抄报、抄发）机关、印发机关、印发日期和附件等部分。
（一）发文机关标识及适用范围
标识分为：中共乐动网页版委员会文件、乐动网页版文件、中共乐动网页版委员会纪律检查委员会文件、中共乐动网页版委员会、乐动网页版。
以学校党委名义行文的，用“中共乐动网页版委员会文件”标识；以学校行政名义行文的，用“乐动网页版文件”标识；以学校纪委名义行文的，用“中共乐动网页版委员会纪律检查委员会文件”；以党委部门名义行文的，用“中共乐动网页版委员会”；以行政部门名义行文的，用“乐动网页版”。
发文机关标识为红色，除纪委、工会、团委公文的版头外，其余由党委办公室、校长办公室负责印制。其它机关无权印制任何形式的发文机关标识，需要时到办公室按需领取。
（二）发文字号
1、依次包括机关代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。联合行文的，使用主办机关发文字号。
（1）以学校党委名义行文的字号主要有：桂电党〔*〕*号、桂电党纪〔*〕*号、桂电党密〔*〕*号。用“中共乐动网页版委员会文件”标识。
（2）以学校行政名义行文的字号主要有：桂电〔*〕*号、桂电报〔*〕*号、桂电审〔*〕*号、桂电监察〔*〕*号、桂电教〔*〕*号、桂电人〔*〕*号、桂电科〔*〕*号、桂电学〔*〕*号、桂电财〔*〕*号、桂电国资〔*〕*号、桂电基〔*〕*号、桂电研〔*〕*号、桂电学科〔*〕*号、桂电后勤〔*〕*号、桂电国合〔*〕*号。
（3）以部门名义行文的发文字号为：
校长办公室：校办〔*〕*号 党委办公室：校党办〔*〕*号
组织部：校党组〔*〕*号 宣传部：校党宣〔*〕*号
统战部：校党统〔*〕*号 监察室：校监察〔*〕*号
审计处：校审〔*〕*号 教务处：校教〔*〕*号
学生工作处：校学〔*〕*号 人事处：校人〔*〕*号
科技处：校科〔*〕*号 招生就业处：校招就〔*〕*号
财务处：校财〔*〕*号 保卫处：校保〔*〕*号
学科办：校学科〔*〕*号 发展规划处：校规划〔*〕*号
基建处：校基〔*〕*号 学科建设办公室：校学科〔*〕*号
后勤处：校后勤〔*〕*号 国合处：校国合〔*〕*号
离退处：校离退〔*〕*号 国资处：校国资〔*〕*号
2、发文字号位于发文机关标识下、公文标题的右上角。
3、上报行政文件，发文字号标注在左侧，右侧适当位置标注签发人姓名。
（三）公文标题
公文标题位于发文字号标识之下。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中，除法规性文件加书名号外，一般不用标点符号。
（四）主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关标识在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。
请示性公文一般只送一个上级机关，如需同时送其他上级机关，应用“抄报”形式。
（五）附件
公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应在正文下空1行左空2字标注。附件顺序号用阿拉伯数字，回行按其顺序顶格。附件应当置于主体之后与主体装订在一起。
（六）印章
公文除不使用发文字号的“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均应加盖印章。
（七）成文日期
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准。
（八）附注
公文如有附注即需要说明的其他事项，应当加圆括号，居左空2字，标识在成文日期下1行。
（九）主题词
公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词置于印发机关（或抄送、抄报、发）栏上方。
（十）抄送（抄报、发）机关
抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。送上级机关的用“抄报”，同级机关和不相隶属机关的用“抄送”，下级机关的用“发”。印刷时间以送印日期为准。印发机关栏右下侧注明印发份数。
（十一）印刷格式
文字从左至右横写、横排。如上级无要求，一般情况下公文用纸为A4型，左侧装订。
印刷字体，文件标题用小2号小标宋体字标识；正文、发文字号、签发人、附件、附注、成文日期、抄送（抄报、发）机关、印刷版记用3号仿宋体字标识；文中如有小标题，可用3号楷体字标识；“主题词：”三字及冒号用3号黑体字标识，主题词的词目用3号小标宋体字标识。
张贴公文用纸、字大小根据实际需要确定。
第五章 发文办理
第十四条 发文办理包括草拟、审核、登记、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。
第十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定公文的文种。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引发文机关和标题，后引发文字号。再次引用该公文，可以只引发文字号，不引标题。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。
（六）使用国家法定计量单位。
（七）文内如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（九）草拟、审核、会签、签发公文必须用蓝黑墨水（或碳素墨水）笔书写，不得使用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、红墨水笔、纯蓝墨水笔等容易使字迹褪色、模糊的书写工具书写。
（十）草拟学校公文必须填写学校《发文稿》，正文另纸打印。《发文稿》上的标题、发文字号、拟稿人及日期等栏目必须书写清楚，拟稿机关负责人要核稿，并在学校《发文稿》的“处核”栏签署姓名和日期。
（十一）须由校领导签发的学校公文，拟稿机关内部审核完毕后，再将《发文稿》及草拟稿送秘书科，下发学校公文应填写发送对象表。同时发送电子邮件到msk@guet.edu.cn。如公文涉及其它机关的，应由拟稿机关在送秘书科前交会签机关会签。
第十六条 党办、校办负责学校公文复核、送签、印制、用印、电子文件发送。复核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。
一般情况下，自收到文稿之日起，三个工作日内处理完毕，急件随到随办。公文草稿如复核后经校领导确定不成文的，退回拟稿机关；如需作较大改动，应当与行文部门有关人员协商或退回拟稿机关限期修改。
第十七条 已复核的公文应按照学校领导分工送签，公文内容跨学校领导分工范围的，须相关校领导会签。经校领导签发的公文，不得随意更改，如有异议，可向签发人提出自己的意见，经签发人同意后才能更改。
第十八条 党委办公室、校长办公室在正式印制公文之前，拟稿机关必须校对并签字认可。经校对，需要对文稿进行实质性修改的，按复核程序办理。
第十九条 学校公文必须盖印。《发文稿》上无学校领导签字不得用印。如遇校领导校外出差，须用印的，应由管印人员电话请示校领导同意后，先用印后补签。
第二十条 下发的学校公文，由党委办公室、校长办公室通过数字化校园发送，外送的学校公文，由拟稿机关自行送达。公文按发文程序处理完毕后，应当将原文稿和两份正式印制件进行预立卷，年终归档，并做好电子公文的保存工作。
以校内机关名义行文的公文，盖本机关的印章后扫描发送电子文档（PDF格式）到msk@guet.edu.cn，由秘书科统一通过数字化校园向校内发文。
第二十一条 涉秘文件不得在网络流转。外送涉秘文件必须由拟稿机关派出2人共同到市邮政局机要交通部门办理传递业务，不得以普通邮件寄发。
第六章 附 则
第二十二条 本细则自公布之日起执行，由党委办公室、校长办公室负责解释。
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二ＯＯ八年五月六日
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